Polityka prywatności

1 Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w serwisie Napisy AI dostępnym pod adresem [Adres Strony Serwisu] (dalej: Serwis) oraz we wtyczce Silelab Napisy AI Chmura do Adobe Premiere Pro (dalej: Wtyczka) jest [Nazwa Firmy / Imię i Nazwisko], [Adres Siedziby], NIP: [NIP], REGON: [REGON] (dalej: Administrator, „my”).
W sprawach danych osobowych można kontaktować się e-mailem: [Adres E-mail do Kontaktu] albo listownie na adres siedziby. Administrator nie powołał inspektora ochrony danych.
Polityka opisuje, jakie dane przetwarzamy, w jakim celu, komu je przekazujemy i jak długo je przechowujemy. Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane w Regulaminie.

2 Najważniejsze w skrócie

Do transkrypcji Wtyczka wysyła wyłącznie dźwięk wybranych ścieżek z mową. Obraz nie opuszcza komputera – jedynym wyjątkiem jest analiza hooka po obrazie, gdy Klient ją uruchomi (do 24 pomniejszonych klatek).
Plik audio jest usuwany zaraz po transkrypcji. Tekst napisów i wyniki analiz są usuwane automatycznie po 30 dniach.
Nie używamy ciasteczek analitycznych ani reklamowych i nie korzystamy z zewnętrznych narzędzi analityki ani pikseli reklamowych. Wtyczka nie wysyła telemetrii.
Nie sprzedajemy danych i nie wykorzystujemy nagrań Klientów do trenowania modeli.
Konto można usunąć samodzielnie w Serwisie (Konto → Usuń konto).

3 Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie

3.1. Konto i logowanie

Dane: adres e-mail, imię lub nazwa, skrót (hash) hasła – nigdy samo hasło, data rejestracji i ostatniego logowania, język i ustawienia konta, przy logowaniu przez Google lub GitHub – identyfikator konta u tego dostawcy i adres e-mail, przy logowaniu dwuetapowym – zaszyfrowany sekret aplikacji uwierzytelniającej i kody zapasowe.
Cel i podstawa: założenie i prowadzenie Konta oraz świadczenie usług – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa).
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z Serwisu.

3.2. Bezpieczeństwo

Dane: adres IP i informacje o przeglądarce w dzienniku zdarzeń (np. logowanie, zmiana hasła, akceptacja dokumentów, płatność), skrót odcisku urządzenia (wyliczany kluczem z przeglądarki, systemu i sieci) do powiadomień o logowaniu z nowego urządzenia, liczniki prób logowania i innych działań.
Przy ustawianiu hasła sprawdzamy, czy nie występuje w znanych wyciekach: do usługi Have I Been Pwned wysyłamy wyłącznie 5 pierwszych znaków skrótu SHA-1 hasła – ani hasło, ani jego pełny skrót nie opuszczają Serwisu.
Formularze rejestracji, przypomnienia hasła, ponownego linku aktywacyjnego oraz logowanie po kilku nieudanych próbach chroni Cloudflare Turnstile (ochrona przed botami).
Cel i podstawa: ochrona Serwisu i Kont przed nadużyciami, wykrywanie nieuprawnionego dostępu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).

3.3. Wtyczka i połączone urządzenia

Dane: nazwa komputera (do 60 znaków), wersja Adobe Premiere Pro, system operacyjny i wersja Wtyczki – podawane przy łączeniu Wtyczki z Kontem; adres IP i czas ostatniego użycia tokenu urządzenia. Token jest przechowywany w Serwisie wyłącznie jako skrót.
Cel i podstawa: połączenie Wtyczki z Kontem, wyświetlanie listy urządzeń i możliwość ich odłączenia, bezpieczeństwo – art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

3.4. Nagrania, transkrypcje i analizy

Dane: plik audio z wybranych ścieżek (eksportowany przez Wtyczkę do formatu MP3) albo plik przesłany z dysku, nazwa pliku, rozmiar i długość, ustawienia transkrypcji, słownik nazw własnych, wyniki: tekst napisów, plik SRT i czasy słów, wyniki analizy hooka, analizy hooka po obrazie oraz setek i rolek. Nagrania mogą zawierać głos i wypowiedzi Klienta oraz innych osób.
Analiza hooka po obrazie (tylko na żądanie Klienta): Wtyczka wysyła do 24 klatek z początku sekwencji, pomniejszonych do formatu JPEG. Klatki są przekazywane do modelu AI i nie są zapisywane w Serwisie – zapisujemy tylko wynik analizy.
Cel i podstawa: wykonanie transkrypcji i analiz zleconych przez Klienta – art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W zakresie danych innych osób zawartych w nagraniach działamy jako podmiot przetwarzający na zlecenie Klienta (punkt 15 Regulaminu), a administratorem tych danych jest Klient.
Nie wykorzystujemy nagrań ani wyników do trenowania modeli i nie udostępniamy ich innym Klientom.

3.5. Płatności i rozliczenia

Dane: identyfikator klienta w Stripe, historia subskrypcji, płatności, zwrotów i doładowań, zużycie minut, dane do faktury podane w formularzu płatności (np. nazwa, adres, NIP). Dane karty i innych metod płatności Klient podaje bezpośrednio w formularzu Stripe – nie mamy do nich dostępu.
Cel i podstawa: realizacja umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO; obowiązki podatkowe i rachunkowe – art. 6 ust. 1 lit. c RODO; ustalenie i dochodzenie roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Gdy w formularzu płatności Stripe występuje jako sprzedawca (odsprzedawca) usługi, Stripe przetwarza dane płatności i faktur także jako odrębny administrator, na zasadach własnej polityki prywatności.

3.6. Akceptacja dokumentów

Dane: wersja Regulaminu i Polityki prywatności, data akceptacji, adres IP i miejsce akceptacji (rejestracja, logowanie po zmianie).
Cel i podstawa: wykazanie zawarcia umowy i jej warunków – art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

3.7. Kontakt i zgłoszenia

Dane: imię, adres e-mail, treść zgłoszenia i załączone zrzuty ekranu. Zgłoszenia obsługujemy we własnym systemie zgłoszeń (osTicket) działającym na naszym serwerze.
Cel i podstawa: obsługa zgłoszeń i reklamacji – art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO.

3.8. Wiadomości e-mail i newsletter

Wiadomości serwisowe (potwierdzenie adresu, reset hasła, powiadomienie o logowaniu z nowego urządzenia, płatności, zaproszenia do Zespołu, zmiany Regulaminu i Polityki prywatności, potwierdzenie usunięcia Konta) wysyłamy w ramach umowy – art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO. Nie można się z nich wypisać, dopóki istnieje Konto.
Newsletter wysyłamy wyłącznie osobom, które wyraziły zgodę (pole przy rejestracji jest domyślnie odznaczone) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda na otrzymywanie informacji handlowej drogą elektroniczną. Zgodę można wycofać w każdej chwili linkiem w każdej wiadomości albo w ustawieniach Konta; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszej wysyłki. Zapisujemy datę i źródło udzielenia lub wycofania zgody.

3.9. Program poleceń i program partnerski

Dane: kod polecenia lub partnera zapisany w ciasteczku, przypisanie nowego Konta do polecającego lub partnera, liczba kliknięć linku partnera (zbiorczo, bez identyfikacji osób), kwoty płatności poleconych Klientów potrzebne do naliczenia nagrody lub prowizji. Partner widzi wyłącznie zbiorcze kwoty sprzedaży, a nie dane poleconych osób.
Cel i podstawa: przyznanie nagród i rozliczenie prowizji – art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

3.10. Viral Radar – dane twórców analizowanych filmów

Jeżeli Klient korzysta z Viral Radar, Serwis pobiera publicznie dostępne krótkie filmy wskazanych profili (Instagram, Facebook, TikTok, YouTube): adres i nazwę profilu, adresy filmów, statystyki (np. wyświetlenia), dźwięk filmu i jego transkrypcję.
Cel i podstawa: analiza struktury popularnych filmów (np. hook, tempo, budowa) na potrzeby Klientów – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W kategoriach przygotowanych przez nas nazwy twórców są ukryte przed Klientami; profil dodany przez Klienta widzi tylko ten Klient.
Twórca może w każdej chwili wnieść sprzeciw, pisząc na [Adres E-mail do Kontaktu] – usuniemy wtedy dane jego profilu i nie będziemy go dalej analizować, chyba że wykażemy nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy.

4 Wtyczka – co dzieje się na komputerze, a co trafia do Serwisu

Lokalnie na komputerze Klienta (folder danych Wtyczki: w Windows %APPDATA%\Silelab\napisy-chmura, w macOS ~/Library/Application Support/Silelab/napisy-chmura, oraz pamięć panelu w Premiere) Wtyczka przechowuje:

token logowania urządzenia – w Windows zaszyfrowany mechanizmem systemowym DPAPI, w macOS w pliku dostępnym tylko dla użytkownika systemu,
ustawienia, stan przerwanego zadania (do jego wznowienia), listę zaimportowanych transkrypcji i ulubione wyglądy – bez haseł i danych płatności,
pliki tymczasowe: wyeksportowany dźwięk (usuwany po wysłaniu) i klatki do analizy obrazu (usuwane po wysłaniu),
pobrane dźwięki sygnału autocenzury i obrazy nakładki stref bezpiecznych,
pliki napisów SRT – w folderze obok pliku projektu Premiere.

Do Serwisu Wtyczka wysyła wyłącznie: dźwięk wybranych ścieżek (do transkrypcji), nazwę i długość materiału, ustawienia transkrypcji i słownik, klatki obrazu (tylko przy analizie hooka po obrazie), zapytania o wyniki, analizy i aktualizacje oraz dane urządzenia opisane w punkcie 3.3.
Wtyczka komunikuje się wyłącznie z serwerem Serwisu – nie wysyła danych bezpośrednio do innych firm, nie zawiera analityki ani reklam. Linki (np. do panelu, płatności, pomocy) otwiera w domyślnej przeglądarce Klienta.
Funkcje strefy bezpiecznej i maskowania wulgaryzmów działają lokalnie we Wtyczce na danych już pobranych z Serwisu. Z Serwisu pobierany jest jedynie plik dźwięku sygnału (bez przesyłania danych Klienta).
Aktualizacje Wtyczki są pobierane z Serwisu i instalowane tylko wtedy, gdy mają prawidłowy podpis cyfrowy i sumę kontrolną.

5 Odbiorcy danych

Dane przekazujemy wyłącznie podmiotom, z których usług faktycznie korzystamy, w zakresie niezbędnym do świadczenia usług:

[Dostawca Serwera i Poczty E-mail] – hosting Serwisu, bazy danych, plików i serwera poczty wysyłającego wiadomości.
Cloudflare, Inc. (USA) – sieć dostarczania treści i ochrona Serwisu: przez Cloudflare przechodzi ruch do Serwisu (m.in. adres IP, nagłówki przeglądarki, adres strony); Cloudflare Turnstile – ochrona formularzy przed botami.
Runpod, Inc. (USA) – serwery z procesorami graficznymi wykonujące transkrypcję: otrzymuje plik audio przez jednorazowy, podpisany link ważny do 1 godziny i zwraca tekst z czasami słów.
OpenAI (OpenAI Ireland Ltd / OpenAI, L.L.C., USA) – model językowy wykorzystywany w analizie hooka, analizie hooka po obrazie, setkach i rolkach oraz w Viral Radar: otrzymuje tekst transkrypcji, a przy analizie po obrazie – klatki, bez danych Konta.
Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlandia, i podmioty z grupy Stripe) – obsługa płatności, subskrypcji, faktur i zwrotów.
Google LLC (USA) – wyłącznie gdy Klient loguje się przez Google (identyfikator i adres e-mail); w Viral Radar korzystamy z YouTube Data API do pobierania publicznych metadanych filmów, bez danych Klientów.
GitHub, Inc. (USA) – wyłącznie gdy Klient loguje się przez GitHub.
Have I Been Pwned – otrzymuje wyłącznie 5 znaków skrótu hasła (punkt 3.2), co nie pozwala zidentyfikować osoby ani hasła.
[Dostawca Proxy dla Viral Radar] – pośredniczy w pobieraniu publicznych filmów analizowanych w Viral Radar; nie otrzymuje danych Klientów.
Organy publiczne – wyłącznie gdy obowiązek przekazania wynika z przepisów prawa.

Dostęp do danych mają też upoważnione osoby działające w imieniu Administratora (obsługa Klientów, administracja techniczna), zobowiązane do zachowania poufności. Obsługa może zalogować się na Konto Klienta wyłącznie w celu rozwiązania zgłoszonego problemu; takie działania są zapisywane w dzienniku zdarzeń.

6 Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część odbiorców (Cloudflare, Runpod, OpenAI, Google, GitHub, podmioty z grupy Stripe) ma siedzibę lub przetwarza dane w USA. Dane są wtedy przekazywane na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o adekwatności ochrony (EU-US Data Privacy Framework) – jeżeli dany odbiorca uczestniczy w tym programie – albo na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na [Adres E-mail do Kontaktu].

7 Jak długo przechowujemy dane

Plik audio – usuwany zaraz po zakończeniu transkrypcji; niedokończone wysyłki – automatycznie po wygaśnięciu (do 24 godzin).
Klatki do analizy po obrazie – nie są zapisywane w Serwisie.
Tekst napisów, plik SRT, czasy słów oraz wyniki analizy hooka, analizy po obrazie i setek i rolek – 30 dni od zakończenia transkrypcji, potem usuwane automatycznie. Informacje o zadaniu (nazwa pliku, długość, data, zużyte minuty) zostają do usunięcia Konta.
Konto i ustawienia – do usunięcia Konta; niepotwierdzone Konta – 7 dni.
Dziennik zdarzeń (adres IP, przeglądarka) – 180 dni.
Liczniki prób (ochrona przed nadużyciami) – 24 godziny; sesja w przeglądarce – do wylogowania, maksymalnie 12 godzin (2 godziny bez aktywności).
Kody łączenia Wtyczki – usuwane dobę po wygaśnięciu; tokeny urządzeń – do odłączenia urządzenia lub usunięcia Konta.
Powiadomienia od operatora płatności – 90 dni.
Dane płatności i rozliczeń – 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy.
Akceptacje Regulaminu i Polityki prywatności – do upływu terminu przedawnienia roszczeń, także po usunięciu Konta.
Zgoda na newsletter – do jej wycofania lub usunięcia Konta.
Zgłoszenia – przez czas obsługi i do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
Viral Radar – analizy, pobrane filmy i transkrypcje źródłowe: 30 dni; scenariusze Klientów: 90 dni.
Logi techniczne serwera – przez czas niezbędny do diagnozowania błędów.

Usunięcie Konta: usuwamy treści (transkrypcje, nagrania, analizy, słownik, ustawienia, dane Viral Radar Klienta), dostęp i urządzenia (hasło, logowanie dwuetapowe, logowanie Google/GitHub, sesje, tokeny), zgody i kolejkę newslettera. Adres e-mail i nazwę zastępujemy anonimowymi. Pozostają, bez danych identyfikujących, dane płatności i subskrypcji, akceptacje dokumentów i dziennik zdarzeń – z podstawami i na okresy opisane wyżej. Dane rozliczeniowe przechowywane przez Stripe usuwa Stripe na zasadach własnej polityki.

Serwis używa wyłącznie ciasteczek niezbędnych do działania oraz zapamiętujących ustawienia. Nie używamy ciasteczek analitycznych ani reklamowych.

__Host-napisy – sesja zalogowanego użytkownika i ochrona formularzy (niezbędne); ważne do wylogowania, maks. 12 godzin.
theme – wybrany motyw (jasny/ciemny), 1 rok – zapisywane, gdy użytkownik zmieni motyw.
napisy_lang – wybrany język, 1 rok – zapisywane, gdy użytkownik zmieni język.
napisy_friend – kod polecenia z linku polecającego, 30 dni.
napisy_ref – kod partnera z linku partnerskiego, przez okres ustalony dla programu partnerskiego (domyślnie 30 dni).
Pamięć przeglądarki (localStorage) – zamknięte komunikaty i stan bocznego menu; dane nie są wysyłane do Serwisu.
Cloudflare może zapisywać techniczne ciasteczka bezpieczeństwa (np. związane z ochroną przed botami i Turnstile).
Płatność odbywa się na stronie Stripe, która stosuje własne ciasteczka zgodnie z polityką Stripe.

Ciasteczka można usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki; zablokowanie ciasteczka sesji uniemożliwi zalogowanie.

9 Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie przysługuje prawo do: dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem).

Konto można usunąć samodzielnie (Konto → Usuń konto). Pozostałe żądania prosimy kierować na [Adres E-mail do Kontaktu] – odpowiadamy w terminie miesiąca. Przysługuje też prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) albo do innego organu nadzorczego w UE właściwego dla miejsca zamieszkania.

10 Zautomatyzowane przetwarzanie

Transkrypcje i analizy są tworzone automatycznie przez modele uczenia maszynowego, ale nie podejmujemy wobec nikogo decyzji wywołujących skutki prawne ani w podobny sposób istotnie wpływających na osobę (art. 22 RODO). Nie profilujemy Klientów w celach marketingowych.

11 Bezpieczeństwo

Stosujemy m.in.: szyfrowane połączenia (HTTPS), skróty haseł zamiast haseł, szyfrowanie sekretów logowania dwuetapowego, przechowywanie tokenów urządzeń wyłącznie jako skrótów, jednorazowe podpisane linki do plików przekazywanych do transkrypcji, limity prób i ochronę przed botami, rygorystyczne nagłówki bezpieczeństwa przeglądarki, dziennik zdarzeń, powiadomienia o logowaniu z nowego urządzenia oraz cyfrowy podpis aktualizacji Wtyczki.

12 Zmiany Polityki prywatności

O zmianach informujemy w Serwisie i e-mailem, z datą wejścia w życie. Poprzednie wersje są dostępne w Serwisie.